Interview met Kris Schuurman – van der Veen, P&O Adviseur

“Communicatie is cruciaal voor de respons maar ook voor het creëren van draagvlak voor dit onderzoek.”

Communicatie
image-2014-06-03-klein
“Voor de start en tijdens het onderzoek hebben we flink ingezet op communicatie door middel van mailingen, intranet, flyers, posters en nieuwsbrieven want er zit best een lange tijd tussen het onderzoek en het moment dat de actiepunten op de agenda staan. Zo zien de medewerkers ook wat er achter de schermen gebeurt en raakt het onderzoek niet in de vergetelheid. Een werkgroep is opgericht en het MT en de leidinggevenden zijn in het overleg meegenomen. Communicatie is cruciaal voor de respons maar ook voor het creëren van draagvlak voor dit onderzoek. Net als communicatie vanuit het MT en het continu benoemen van het onderzoek. Zo wordt een signaal afgegeven naar de medewerkers dat het MT en ook de organisatie het belangrijk vindt dat zij tevreden zijn, het beste uit zichzelf kunnen halen en ook hoe we met elkaar omgaan. “

Terugkoppeling resultaten trapsgewijs tussen medewerker en management
“Uit het groepsrapport zijn 4 speerpunten gekomen. Echter elke locatie en afdeling heeft zijn eigen aandachtspunten. De terugkoppeling van de resultaten hebben we trapsgewijs in verschillende sessies gedaan. Het groepsrapport is doorgenomen in aanwezigheid van Hoofd P&O. Daarna zijn er op de locaties presentaties gegeven aan de afdelingshoofden over de resultaten van deze afdelingen. Zo was er ruimte voor uitleg en vragen. De afdelingshoofden hebben hun afdelingsrapport vervolgens in het werkoverleg aan de medewerkers teruggekoppeld.

De afdelingshoofden maken aan de hand van dit overleg en de reacties van de medewerkers een plan van aanpak voor hun afdeling. Deze plannen worden opgenomen in het jaarplan per locatie. P&O maakt aan de hand van deze plannen een advies voor het management. Als deze jaarplannen niet aansluiten met de 4 speerpunten die uit het groepsrapport zijn gekomen dan gaan we wellicht eerst met de punten van de locaties aan de gang. Het is belangrijk dat de locaties en dus de medewerkers zich herkennen in de acties die we gaan doen.

Eigen verantwoordelijkheid medewerker
Het afdelingsrapport en het individuele rapport is een praatstuk en een aanleiding om zaken bespreekbaar te maken. Medewerkers worden nu gehoord. Ze zijn soms nog niet gewend dat het nu zo gaat maar dat komt vanzelf. Er is nu meer eigen verantwoordelijkheid. Het doel van deze aanpak is dat een medewerker bedenkt: ‘Ik ben zelf hoofdrolspeler en samen met mijn leidinggevende ga ik belemmeringen oppakken.’ Dat is wat we met dit onderzoek duidelijk willen maken aan de medewerkers: Het gaat om jou en de invloed die jij op jouw situatie kan uitoefenen.”

Lees meer uit het interview met P&O adviseur van Zorggroep Groningen: